Kirjavainen Group Oy:n Tietosuojaseloste

Päivitetty viimeksi 15.4.2022

REKISTERINPITÄJÄ

Kirjavainen Group Oy

eemeli.kirjavainen@kirjavainengroup.fi

Puhelinyhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa: 0405910540

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Tietoja käsitellään yrityksen tarjouspyyntöjen hallintaan.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisterissä käsitellään tarjouspyynnön jättäneiden henkilötietoja.

Rekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:

MISTÄ SAAMME HENKILÖTIETOJA

Saamme henkilötietoja pääsääntöisesti rekisteröidyiltä henkilöiltä itseltään mm. verkkosivujen yhteydenottolomakkeen kautta, sähköpostitse, puhelimitse, tai tapaamisissa. Tietoja voidaan saada tai hankkia myös viranomaisilta, yhteystietopalvelujen tarjoajilta tai muista julkisista lähteistä sekä sosiaalisen median palvelujen kautta rekisteröityjen tekemistä yhteydenotoista.

HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja ei luovuteta kaupallisessa tarkoituksessa ulkopuolisille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, mikäli pakottava lainsäädäntö niin edellyttää.

Yritys käyttää toiminnassaan palveluntarjoajia, jotka voivat käsitellä henkilötietoja toimeksiannon toteuttamiseksi Yrityksen lukuun. Tällaisia palveluntarjoajia ovat esimerkiksi IT-palveluiden toimittajat, jotka huolehtivat järjestelmien ja palvelimien teknisestä ylläpidosta sekä maksupalvelujen tarjoajat.

Henkilötietojen käsittelijöinä toimivia palveluntarjoajia sitoo vaitiolovelvollisuus, eikä niillä ole oikeutta luovuttaa tietoja eteenpäin tai käyttää tietoja muuhun tarkoitukseen kuin Yrityksen toimeksiannon toteuttamiseen. Yritys on huolehtinut tietosuojasta palveluntarjoajien kanssa mm. laatimalla henkilötietojen käsittelyä koskevat käsittelysopimukset.

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jäsenrekisteriä ylläpidetään pilvipalvelussa, joka sijaitsee ETA:n alueella. Käytössämme olevat IT-järjestelmät voivat kuitenkin mahdollistaa palveluntarjoajille pääsyn tietoihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelta esimerkiksi teknisen tuen tarjoamista varten. Jos henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että palveluntarjoaja on sitoutunut tietosuojalainsäädännön edellyttämiin suojakeinoihin, kuten EU-komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin tai yritystä koskeviin sitoviin sääntöihin.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET JA SÄILYTYSAIKA

Henkilötietojen käsitellään luottamuksellisesti. Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisin teknisin, hallinnollisin ja operatiivisin suojakeinoin. Henkilötietojen käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus ja henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt, joiden toimenkuva sitä edellyttää.

Henkilötietoja sisältävien järjestelmien tietoturvasta huolehditaan palomuureilla ja muilla asianmukaisilla suojausratkaisuilla. Henkilötietoja sisältävät laitteet ja palvelimet sijaitsevat lukituissa ja valvotuissa tiloissa, joihin on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Kullakin käyttäjällä on järjestelmiin oma käyttäjätunnus ja salasana.

Tietojen käsittelyaikojen suunnittelussa on huomioitu käsittelyn rajoittaminen vain kunkin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisiin tietoihin. Jäsenten tietoja säilytetään jäsenyyden voimassaoloajan sekä enintään kuusi (6) kuukautta jäsenyyden päättymisen jälkeen. Sopimussuhteisiin liittyviä henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti enintään kaksi (2) vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen. Maksutapahtumiin ja laskutukseen liittyviä henkilötietoja käsitellään osana Yrityksen kirjanpitomateriaalia kirjanpitolain määrittelemän ajan, joka on kuusi (6) vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy. Yhteydenottoihin ja palautteisiin liittyviä tarpeellisia tietoja säilytetään asian käsittelyn kannalta edellytetyn ajan, joka tyypillisesti ei ylitä yhtä (1) vuotta.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti ottaen huomioon sovellettavan lainsäädännön. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot ja vaatia virheellisen, puutteellisen tai epätarkan tiedon oikaisua tai henkilötietojensa poistamista, mikäli sille on lain edellyttämät perusteet. Jos henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa.

Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään suostumuksen tai sopimuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä silloin, kun käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin, mukaan lukien tähän liittyvää profilointia.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomainen Suomessa on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja(at)om.fi).

AUTOMATISOIDUT PÄÄTÖKSET JA PROFILOINTI

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa rekisteröityyn vastaavalla tavalla merkittävästi.

Tässä tietosuojaselosteessa kuvatut henkilötiedot eivät ole automaattisen päätöksenteon kohteena eikä niitä käytetä henkilöiden profilointiin siten, että sillä olisi rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai profilointi muutoin vaikuttaisi rekisteröityyn vastaavalla tavalla merkittävästi.

OHJEET OIKEUKSIEN KÄYTTÄMISEKSI

Tässä tietosuojaselosteessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedustelut ja pyynnöt rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseksi voi lähettää tietosuojaselosteen alussa mainittuja yhteystietoja hyödyntäen. Yhteydenotot pyydetään kirjallisesti tai asioimalla henkilökohtaisesti. Yritys voi tarvittaessa edellyttää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Yritys vastaa tiedusteluihin ja pyyntöihin viivytyksettä ja viimeistään tietosuoja-asetuksessa säädetyssä määräajassa.

MUUTOKSET TIETOSUOJAINFORMAATIOON

Yritys voi päivittää tietosuojaselostetta toimintansa tai lainsäädännön muutosten johdosta. Viimeisimmän päivityksen ajankohdan voi tarkistaa sivun yläosasta. Toivomme, että tutustut säännöllisesti ajantasaiseen tietosuojainformaatioon verkkosivuillamme.